毎日数時間のExcel手入力業務をRPAで自動化！「Good Hands-RPA」が導く業務改善事例

RPA導入で業務効率が大幅改善
導入前の課題：Excel手入力に費やされる膨大な時間
「Good Hands-RPA」による確実な業務改善アプローチ
「IT担当者がいない」企業でも安心！RPA導入を成功に導く3つのポイント
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パソコン業務の自動化なら「Good Hands-RPA」
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RPA導入で業務効率が大幅改善

多くの企業が日々の業務で「手作業による定型業務の負担」という課題に直面しています。特に、FAXや電話で受け付ける情報を手作業でExcelに入力する作業は、多くの時間を要し、その後の受注、生産、納品といった重要な工程の管理にも影響を与えかねません。

株式会社リプラスが提供するパソコン業務の自動化サービス「Good Hands-RPA」は、このような課題を抱える印刷会社様のExcel入力業務の自動化に成功しました。これにより、毎日数時間かかっていた作業が自動化され、業務効率の大幅な改善と時間短縮が実現しました。

導入前の課題：Excel手入力に費やされる膨大な時間

今回の導入事例となった印刷会社様では、毎日FAXや電話で寄せられる依頼内容を、手作業でExcelに受付入力していました。この受付Excelは、その後の受注、生産、納品といった全工程を管理する基盤となっていたため、手入力作業に費やされる時間は膨大で、業務効率の改善が急務でした。

「Good Hands-RPA」による確実な業務改善アプローチ

株式会社リプラスは、このようなルーティンワークの課題に対し、RPAによる自動化を提案しました。Excelをはじめとする業務ソフトと親和性の高い「Good Hands-RPA」を活用し、以下の3つのステップで確実な導入を進めました。

1. 徹底したヒアリングと工程の明確化

まず、現場の業務内容を詳しくヒアリングし、各工程の作業を明確にしました。それぞれの工程に必要な作業内容を精査した結果、RPAによる自動化が十分に可能であると判断されました。

2. 「受注工程」からの段階的なプログラム開発

一気に全体を変えるのではなく、まずは業務の入り口となる受注工程からRPAプログラムを開発。実際の業務に組み込んで試用したところ、無事に自動化に成功しました。

3. 全工程の自動化へ

受注工程での成功を足がかりに、生産から納品に至るまでの全工程の自動化プログラムが開発されました。すべての自動化に成功したことで、手作業の負担から解放され、従業員はより付加価値の高い「考える仕事」に集中できる環境が実現しました。

RPAに関する詳細情報や導入のメリット・デメリットについては、以下の記事も参考にしてください。

「IT担当者がいない」企業でも安心！RPA導入を成功に導く3つのポイント

「Good Hands-RPA」は、システム専任者が不在の環境でも確実に業務の自動化を実現できる体制を整えています。導入の障壁となるITリテラシーや運用への不安を取り除くため、以下の3つの強みを提供しています。

1. IT知識は一切不要

打ち合わせでは、難しい専門用語は使用されません。普段どのような手順で作業しているか、どの画面を見ながらExcelに入力しているかなど、現場の業務フローを伝えるだけで問題ありません。スタッフが細部まで徹底したヒアリングを行い、顧客の言葉をロボットの動きに「翻訳」するため、現場の担当者がプログラミングなどの新たな知識を習得する負担は一切ありません。

2. フルオーダー構築

市販のパッケージソフトのように「システムに合わせて現場のルールを変える」必要はありません。長年使用されている独自のExcelフォーマットや、紙の伝票からの転記ルール、担当者だけが知るイレギュラーな確認作業などに合わせて、最適な自動化ロボットをゼロから構築します。現場の使い勝手や運用フローを無理に変えることなく、現在の業務をそのままスムーズに自動化へ移行できます。

3. 運用伴走サポート

業務の自動化は「導入して終わり」ではありません。パソコンのOSアップデートや利用しているWebシステムの画面変更など、予期せぬ環境変化によるロボットの停止は起こり得ます。「Good Hands-RPA」では、そうしたトラブル時の迅速なエラー対応やシナリオの改修、また事業拡大に伴う新たな業務の追加設定まで手厚くサポートします。自動化を現場に完全に定着させ、常に最高のパフォーマンスを維持し続けるためのパートナーとして継続的に伴走します。

「30分オンライン無料診断」で自社の「自動化できる業務」を明確に

「毎日の入力作業をどうにかしたいが、何から手をつければいいか分からない」「自社の業務が本当にRPA化できるのか知りたい」と一歩踏み出せずにいる企業に向けて、専任コンサルタントによる『オンライン無料診断』を実施しています。

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